PEP heeft een model ontwikkeld voor het opzetten van vrijwilligersbeleid, gebaseerd op een onderzoek onder 112 vrijwilligersorganisaties in Den Haag. Dit onderzoek heet Kwaliteitsimpuls. Het model is handig voor iedereen die bij het werken met vrijwilligers inzet op kwaliteit en daar een visie voor wil ontwikkelen. Het model start met het in kaart brengen van de externe omgeving en eindigt met een evaluatie. Verder richt het model zich op hr-beleid. De match tussen vrijwilliger en organisatie en de duurzaamheid van de samenwerking staan voorop.

In deze folder vindt u het model en een toelichting erop. Het is een handige tool om het werken met vrijwilligers binnen uw organisatie regelmatig mee te screenen.

Formuleer uw vrijwilligersbeleid
Het model kunt u, samen met de kennis die u tot nog toe hebt opgedaan over de verschillende vrijwilligers, gebruiken voor de opstelling van uw vrijwilligersbeleid. Het vrijwilligersbeleid beschrijft hoe u met vrijwilligers omgaat om de organisatiedoeleinden te behalen, maar ook wat de rechten, plichten en verwachtingen van de vrijwilliger zijn. Dat geeft de vrijwilliger én de organisatie houvast. U doet er dan ook goed aan het beleid duidelijk op papier te zetten en dit aan uw vrijwilligers te overhandigen.

Het vrijwilligersbeleid bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen:

• Over de stichting:
  Korte introductie: waar komt de naam vandaan, wat is de historie, etc.
• Missie:
  Omschrijf het bestaansrecht en de identiteit van uw organisatie. U geeft daarmee aan wie u bent, wat u doet en wat u samen met de vrijwilligers wilt bereiken.
• Visie:
  De droom van de organisatie. Een vrijwilliger moet die kennen, want hij gaat mee bouwen aan de weg die moet leiden naar realisering van de droom.
• Medewerkers:
  Vertel iets over de medewerkers, want zij worden de collega’s en contactpersonen van de vrijwilligers.
• Beleid inzake vrijwilligerswerk:
  Wat is ons vrijwilligersbeleid? Wat is de motivatie achter dit beleid, en hoe helpt het de vrijwilligers binnen uw stichting?
• Uitgangspunten vrijwilligersbeleid:
  Leg uit welke uitgangspunten u hanteert in uw vrijwilligersbeleid. Wat is de plek van de vrijwilliger binnen de organisatie? Functies of open sollicitaties? Is iedereen welkom?
• Onderscheid betaalde krachten en vrijwilligers:
  Wie doet wat en waarom doet de één niet wat de ander wel doet?
• Tijdbesteding van vrijwilligers:
  Wat is de minimale verwachte inzet? Kan hiervan afgeweken worden? Zo ja, hoe regelt u dat?
• Inspraak door vrijwilligers:
  Op welke wijze organiseert u inspraak? Is er een periodiek overleg?
• Doorgroei en ontwikkeling:
  Op welke waarderingen en vergoedingen kan de vrijwilliger rekenen?
• Verzekeringen:
  Wat kan wel en niet binnen de Haagse Polis?
• Voortgang en evaluatie:
  Hoe gaat u het gesprek over de werkzaamheden aan? Wie voert dit gesprek? Hoe kan de vrijwilliger zich voorbereiden?
• Omgangsregels:
  Is er een huisreglement? Vergt de doelgroep een bepaalde houding van vrijwilligers?
• Beëindiging van het vrijwilligerswerk:
  Vindt er een exitgesprek plaats? Wie voert dit en wat is het nut ervan?

Hier vindt u een voorbeeld van een uitgebreid vrijwilligersbeleid. Dit beleid is afkomstig van de Kessler Stichting en is hier geplaatst met haar toestemming. Het is om verschillende redenen als voorbeeld gekozen: de Kessler Stichting omvat meerdere afdelingen, heeft verschillende vrijwilligersfuncties, heeft een helder beeld van de verantwoordelijkheden van zowel professionals als vrijwilligers etc. Kortom, het is een allesomvattend beleid dat mede in samenwerking met PEP werd verfijnd. De Kessler Stichting ontving in 2015 dan ook het keurmerk Goed Geregeld.

Geraadpleegde bronnen
Bekijk hier de geraadpleegde bronnen.