4.3

Vrijwilligers boeien, binden en behouden

Geen vrijwilligers zonder goede werving. Maar als u goed voor ogen heeft welke categorieën en types vrijwilligers er zijn, kunt u zorgvuldig selecteren. Daar heeft zowel uw organisatie als de vrijwilliger baat bij. Veel organisaties - zeker die waar ook beroepskrachten werken - hebben een vrijwilligerscoördinator. Deze vervult een sleutelrol in het werven, selecteren en behouden van de vrijwilligers. Hij of zij is de HR-professional voor vrijwilligers.


De rol van de vrijwilligerscoördinator hangt nauw samen met het beleid dat u wilt voeren. We onderscheiden een adviserende, coördinerende of begeleidende rol.


Vrijwilligers boeien

Verder zetten we in deze paragraaf handige tips en tricks op een rijtje voor de vrijwilligerscoördinator, die verantwoordelijk is voor het boeien, binden en behouden van vrijwilligers. Ook voor organisaties zonder coördinator komen die heel goed van pas. Want hoe doet u dat, gericht vrijwilligers werven?



- Taken
- Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
- De plaats van de functie binnen de organisatie
- Gewenste tijdsbesteding
- Voorwaarden
- Minimale ervaringen
- Benodigde competenties
- Persoonskenmerken en gewenste motivatie


  • Test de vacaturetekst bij de doelgroep voordat u hem openbaar maakt.

Via lokale kranten? Internet? Lokale radio? Weet u via welke media u uw doelgroep kunt bereiken? Plaats uw vacature in ieder geval gratis op Den Haag Doet dé website over vrijwilligerswerk van de Gemeente Den Haag. Denk verder aan mond-tot-mondreclame en het aanspreken van uw persoonlijke contacten.


Ook is er sinds 2016 een vrijwilligersvacaturebank voor internationals in Den Haag. Hier kan u vrijwilligersvacatures in het Engels plaatsen of Engelstalige vrijwilligers vinden.


Nog meer tips bij het selecteren van vrijwilligers:

  • Zorg dat alle aanmeldingen op een plek binnen komen. Zorg ook dat u voldoende informatie verzameld van eventuele geïnteresseerden.
  • Denk erover na hoe u de selectieprocedure inricht. Wie voert de gesprekken? En welke selectiecriteria gebruikt u?
  • Vergeet niet te controleren of de vrijwilliger een VOG nodig heeft.
  • Bedenk wie de vrijwilligers gaat inwerken?
  • Selecteer een contactpersoon voor de vrijwilliger. Hoe groter de organisatie, des te minder de vrijwilligerscoördinator het overzicht kan behouden. Met name voor stichtingen die verschillende afdelingen hebben is dit van groot belang. Zo houdt u de vinger aan de pols. Denk hierbij aan het activiteitenplan.
  • Bouw een proefperiode in. Dit kunt u doen over een periode van enkele weken tot maanden.



Vrijwilligers binden
Het is uiteraard niet zo dat iedere vrijwilliger die zich aanmeldt per definitie een match oplevert. Er leven verwachtingen aan beide kanten. Blijf echter altijd open staan; het kan zijn dat iemand iets voor u kan betekenen waar u zelf nog niet aan gedacht heeft.


Kennismakingsgesprek
Tijdens een kennismakingsgesprek maakt u kennis met een vrijwilliger die zich heeft aangemeld, maar die niet meteen voldoet aan uw functieprofiel. U maakt kennis en gaat op zoek naar talenten en motivaties. Misschien komt u wel op een leuk idee of kan iemand toch iets betekenen.


Intakegesprek
Tijdens een intakegesprek maakt u kennis met een vrijwilliger die zich heeft aangemeld, al of niet naar aanleiding van een vacature. Doel van het intakegesprek is om te toetsen of er een match is tussen de potentiële vrijwilliger en de organisatie. Met andere woorden: wat heeft uw organisatie de vrijwilliger te bieden en omgekeerd? En zijn vraag en aanbod goed op elkaar afgestemd? Voor het voeren van een intakegespprek kan u hetzelfde format gebruiken als voor het kennismakingsgesprek.


Vrijwilligerscontract
Als u samen met de vrijwilliger tot een akkoord komt, moet dit uiteraard geformaliseerd worden in een vrijwilligerscontract. Dit is bijvoorbeeld van groot belang voor de verzekering bij een ongeval en dus aansprakelijkheid. Want hoe toont u anders aan dat iemand vrijwilliger is binnen uw organisatie als u geen contract kunt overleggen?


Vrijwilligers behouden
Als u een fijne match heeft gevonden, komt het aan op het behouden van de vrijwilliger. Hij (of zij) moet zich gewaardeerd voelen, maar er ook uit kunnen uithalen wat hij voor ogen had. Het is dus van groot belang de vinger aan de pols te houden als het aankomt op het welbehagen van de vrijwilliger.


Hoe organiseert u inspraak?
Als je wil dat vrijwilligers zich goed voelen, moet je dit natuurlijk bevragen. Het is dan ook van belang dat u periodiek evaluaties uitvoert. Zo krijgt u veel informatie over de vrijwilliger, maar komt u ook te weten wat volgens de vrijwilliger beter kan in uw organisatie. Zij kijken, zeker in het begin, met frisse ogen. Hun bevindingen kunnen dus goud waard zijn.

Dit format kan u gebruiken voor een gesprek naar aanleiding van het einde van de proefperiode. Ook voor een periodieke evaluatie, het zogenaamde voortgangsgesprek, kan u dit format gebruiken.


Het gesprek aan het einde van de proefperiode en het evaluatiegesprek zijn één-op-één gesprekken. U kunt ook met een groep vrijwilligers in gesprek gaan. Denk bijvoorbeeld aan een vrijwilligersraad waarbij u enkele vrijwilligers selecteert die als afgevaardigden dienen. Dit is met name voor grote stichtingen en verenigingen van belang. Of organiseer bijeenkomsten op een informele manier (bijvoorbeeld een borrel of uitje) en vraag naar hoe de vrijwilligers zich voelen. Dat bevordert meteen de onderlinge binding. Ook kunt u nadenken in hoeverre u vrijwilligers inspraak in de besluitvorming wilt geven. Bij een vereniging is dit geborgd door de Algemene Ledenvergadering.


Hoe beloont u vrijwilligers?

Ook als vrijwilligers een vergoeding en/of onkostenvergoeding krijgen, is het een goed idee om hen af en toe in het zonnetje te zetten. Uiteindelijk doen ze iets goed voor de maatschappij door binnen uw organisatie aan de slag te gaan. Dus denk ook aan uw vrijwilligers als er een succes te vieren is binnen uw organisatie; zij hebben dit mede mogelijk gemaakt! U kunt denken aan een kerstpakket, maar vergeet de moslims dan niet met het offerfeest. Ook kunt u een jaarlijks uitje organiseren of een zomer BBQ. Of doe iets met individuele motieven. Wat is er mooier dan iemand persoonlijk waarderen op grond van iemands hobby’s of karakter?


VOORBEELD

Jan is een carrièregerichte vrijwilliger. Hij heeft liever een cursus programmeren dan een kerstpakket. Immers, die cursus kan hij op zijn cv plaatsen.

Jan is een helpende vrijwilliger. Wanneer hij klaagt dat de boormachine niet goed werkt, vindt hij het echt geweldig als hij zelf de nieuwe boormachine mag uitkiezen. Maar ook, Jan is helper omwille van het doel van uw organisatie. Wedden dat Jan het leuk vindt dat hij een T-shirt met het logo van de organisatie krijgt en zo aan iedereen kan laten zien dat hij bijdraagt aan uw organisatiedoel?

Jan is een socialiserende vrijwilliger. Een kerstpakket is leuk, maar als de bewoners van de zorginstelling waar hij zich vrijwillig inzet een uitje maken zou Jan het erg op prijs stellen als hij mee mag.

Jan is een ideologische vrijwilliger. Wanneer het actiecomité eindelijk hun doel heeft behaald, dan wil Jan natuurlijk mee op de foto voor in de wijkkrant. Dit vindt hij leuker dan welk kerstpakket ook. Immers, Jan ziet zijn persoonlijke ideologie gerealiseerd!


Naast geschenken en inspraak vinden vrijwilligers het ook leuk om op de hoogte te blijven via bijvoorbeeld een nieuwsbrief. Ook training en relevante cursussen vallen in de smaak. Kortom, het waarderen van uw vrijwilligers is van groot belang, en is méér dan een kerstpakket.

Onder vindt u enkele waarderingsinstrumenten die u mits registratie gratis kan aanbieden aan uw vrijiwlligers:

Vrijwilligers die geregistreerd staan op Den Haag Doet kunnen gratis een kortingspas aanvragen. Met de Kortingspas profiteren vrijwilligers van aantrekkelijke kortingen en vrijkaarten voor cultuur, winkels, sport & wellness en horeca.


U kan de vrijwilligers registreren op de webwinkel voor vrijwilligers van de gemeente Den Haag. In de webwinkel staat een enorme keuze voor de vrijwilligers klaar van leuke producten, tot cursussen, trainingen en uitstapjes. Zo waardeert de gemeente Den Haag de inzet van haar duizenden vrijwilligers!


U kan uw vrijwilligers een cursus aanbieden via de Den Haag Doet Vrijwilligersacademie. Dit is dé plek waar het opleidingsaanbod voor vrijwilligers in Den Haag overzichtelijk bij elkaar komt. Met workshops en cursussen waarmee ieder vrijwilliger verder kan ontwikkelen. En wat is een betere waardering voor een carrièregerichte vrijwilliger dan een cursus?


Beëindigen van het vrijwilligerswerk
Vrijwilligers blijven natuurlijk niet voor eeuwig. Hopelijk is alles goed gegaan en heeft uw vrijwilliger een nieuwe uitdaging gevonden, of is hij zelfs kunnen doorstromen naar een betaalde baan! Echter, u doet er goed aan om naast de praktische zaken, zoals het inleveren van sleutels, ook een exitgesprek te houden. In dit gesprek kan u polsen naar de ervaringen van de vrijwilliger in uw organisatie. Wie weet levert dat wel een boel verbeterpunten op.

U kan dit format gebruiken voor het voeren van een exitgesprek.


E-learning
Nog meer weten over het boeien, binden en behouden van vrijwilligers? PEP ontwikkelde de e-learning boeien, binden en behouden van vrijwilligers. Hier krijgt u inzicht over de do's and dont's van het werken met vrijwilligers alsook praktische tips en tools.




Geraadpleegde bronnen
Bekijk hier de geraadpleegde bronnen