Alles begint met een doel, de bestaansreden van uw organisatie. Een beleidsdoelstelling hoeft echter niet dezelfde te zijn als uw organisatiedoelstelling. Als u bijvoorbeeld alle kansarme kinderen in Den Haag gratis vrijetijdsbesteding wilt bieden, is het maar de vraag of dit u binnen een jaar gaat lukken. Het is daarom praktisch stap voor stap te werk te gaan. U kunt bijvoorbeeld per jaar een beleidsplan opstellen dat past binnen het beleidsplan op de middellange termijn, dat weer past bij wat u op de lange termijn wilt bereiken.

Wat er precies gaat gebeuren weet u natuurlijk nooit. Toch zijn er onderwerpen en gebeurtenissen die voor vrijwel elke vereniging of stichting gelden en dus veel aandacht verdienen. Subsidiestromen, vergrijzing, individualisering en digitalisering zijn daar maar enkele voorbeelden van.

Denk aan de Participatiewet die meer mensen ertoe stimuleert vrijwilligerswerk te gaan doen. Of aan de bouw van nieuwe woningen voor jonge gezinnen in de buurt van de speelpleinvereniging: uitbreiding van uw activiteiten is dan belangrijk.

Uw externe omgeving in kaart brengen is dus van groot belang voor het overleven van uw organisatie. En als u een goed beeld hebt van toekomstige veranderingen, krijgt u uiteraard ook zicht op kansen die zich voordoen en die dus groei voor uw organisatie kunnen betekenen.

SMART
Hoe korter de termijn van uw beleidsplan is, des te specifieker moeten de geformuleerde doelen zijn. Daarbij komt de SMART-methode goed van pas.

SWOT-analyse
Als u beleid opstelt voor de middellange of lange termijn, moet u meer rekening houden met een veranderende wereld. Subsidies die vandaag vanzelfsprekend lijken, zijn dat misschien niet meer na veranderingen in de samenstelling van het gemeentelijke bestuur. Of bijvoorbeeld: jongeren worden ouder en trekken massaal de wijk uit. Heeft het dan nog zin om het speelplein te blijven onderhouden? Wordt investeren in een ontmoetingsruimte voor ouderen wellicht logischer? Kortom, u kunt uw doelstellingen wel formuleren voor de lange termijn, maar het is maar de vraag of de omgeving zich dan ook zo gedraagt. Enkele voorbeelden van maatschappelijke veranderingen die de doelstellingen van uw organisatie kunnen beïnvloeden:

• de techniek verandert (denk aan internet)
• de wet verandert (bijvoorbeeld inzake veiligheid)
• mensen hanteren andere normen en waarden (worden individueler ingesteld)
• mensen gaan andere activiteiten leuk vinden (trends en hypes)
• de sociaaleconomische positie van de doelgroep verandert (crisis)

Een goede tool om de mogelijke invloed van de externe omgeving op uw organisatie te analyseren, is de SWOT-analyse. Het is belangrijk om bij het formuleren van uw beleidsdoelstellingen ook naar uw omgeving te kijken. Deze analyse beschrijft uw kansen maar ook de bedreigingen voor uw organisatie, van binnenuit en van buitenaf. Een SWOT-analyse kunt u voor zowel de korte als de lange termijn opstellen. Vanzelfsprekend neemt de nauwkeurigheid van de analyse toe wanneer u de veranderingen het best kunt inschatten; op de kortere termijn dus.

De democratische driehoek
Een ander middel om een analyse te maken van de externe omgeving en van de mogelijkheden of beperkingen voor uw organisatie, is de democratische driehoek. Dit is op zich geen analysetool, maar eerder een model dat u inzicht biedt:

Bovenaan staat de overheid, die wetten en regels oplegt maar ook verantwoordelijk is voor subsidiestromen. Daarnaast is er de markt die private goederen en diensten aanbiedt. Onderaan staat de civil society, de burgermaatschappij. Die omvat alles wat niet economisch, politiek of privé is. Hier bevinden zich dus organisaties die zich los van politieke en economische drijfveren inzetten voor een publiek of sociaal doel. Met andere woorden, verenigingen en stichtingen!

Van belang bij deze democratische driehoek is, dat wanneer zowel de overheid als de markt een bepaalde doelstelling schrapt, de civil society deze kan oppakken; of dat, in het ergste geval, de dienst komt te verdwijnen. De driehoek brengt dus de belangrijkste partijen in beeld die van invloed zijn op uw organisatie: private partijen die actief zijn op de markt en de overheid.

Lees in dit document meer over de democratische driehoek, de onderlinge samenhang van de drie partijen en de gezamenlijke (hoofd)rol die zij kunnen spelen in de samenleving.

Met deze checklist kunt u de invloed van veranderingen in de externe omgeving op uw visie in kaart brengen.

Geraadpleegde bronnen
Bekijk hier de geraadpleegde bronnen.