Waar staat uw organisatie voor?
Waar staat uw organisatie voor?
Het formuleren van een missie en een visie.
Alles begint bij het begin. Introduceer uw organisatie daarom bij nieuwe enthousiaste vrijwilligers. Vertel kort iets over de ontstaansgeschiedenis van uw organisatie: waar komt de naam vandaan? Wie zijn de oprichters? En vooral, waarom werd de organisatie opgericht?
De antwoorden op deze vragen kunt u formuleren in de missie en de visie van uw organisatie. Die beschrijven waar u voor staat en wat u wilt bereiken.
Missie
Uw missie omschrijft het bestaansrecht en de identiteit van uw organisatie. U geeft daarmee aan wie u bent, wat u doet en wat u wilt bereiken. Uw missie is tijdloos, maar wel op elk moment toe te passen. Een missie bevat de volgende elementen:
- Werkterrein
- Bestaansrecht
- Betekenis voor belanghebbenden
- Normen, waarden en overtuigingen
Voorbeeld missie:
Het is onze missie om ieder kind in Den Haag recht te geven op een leuke vrijetijdsbesteding, zodat ook kansarme kinderen alle kansen krijgen om zich te ontplooien.
Visie
Een visie is inspirerend. Een visie geeft een ambitieus beeld van wat uw organisatie wil zijn. Op basis van de wereld van nu en de kansen van morgen, beschrijft u de gewenste ideale situatie. Stel uzelf daarbij de volgende vragen:
- Welke ontwikkelingen (economisch, sociologisch, technisch, politiek) zijn belangrijk voor onze organisatie?
- Hoe ziet onze toekomst eruit en hoe die van onze concurrenten?
- Welke ambities hebben wij op langere termijn?
Voorbeeld visie:
Er zullen in Den Haag geen kinderen opgroeien zonder kans op deelname aan een leuke vrijetijdsbesteding.
Waarom vrijwilligers?
Waarom vrijwilligers?
De positie van het vrijwilligerswerk in de organisatie.
U hebt de organisatie geïntroduceerd. Uw nieuwe vrijwilliger sluit zich aan bij de organisatiedroom. Tijd om iets te vertellen over de visie van de organisatie op vrijwilligerswerk. De volgende vragen zijn hierbij leidend:
- Wat verstaat de organisatie onder vrijwilligerswerk?
Aangezien u een vrijwilligersbeleid overhandigt, doet u er uiteraard goed aan even uit te leggen wat u onder vrijwilligerswerk verstaat. De definities aangaande vrijwilligerswerk lopen namelijk nogal eens uiteen. Om misverstanden te voorkomen doet u er dus goed aan duidelijk te stellen wat uw organisatie verstaat onder vrijwilligerswerk.
Voorbeeld:
Vrijwilligerswerk is werk dat onverplicht en onbetaald vanuit een sociaal maatschappelijke motivatie
met enige regelmaat en in georganiseerd verband wordt verricht ten behoeve van cliënten.
Onverplicht wil zeggen dat vrijwilligers zelf kiezen voor vrijwilligerswerk en voor deelname aan de werkzaamheden. Wel staat de stichting positief tegenover ‘het duwtje in de rug’ naar vrijwilligerswerk.
Bijvoorbeeld bij jongeren die in het kader van een maatschappelijke stage kennismaken met
vrijwilligerswerk en met de doelgroep die bij dit werk hoort. Dit betekent echter niet dat het vrijblijvend is. Er bestaan wederzijdse
afspraken die in een vrijwilligersovereenkomst worden vastgelegd (zie bijlage x).
Onbetaald wil zeggen dat er geen materiële beloning of betaling staat tegenover het werk dat door
vrijwilligers wordt verricht. Het vrijwilligerswerk ondersteunt het werk dat verricht wordt
door beroepskrachten, maar vervang dit niet.
Voor het vinden en binden van vrijwilligers vindt er door de stichting werving en selectie plaats. Er is een
beroepskracht aangesteld als coördinator vrijwilliger.
- Wat verstaat de organisatie onder vrijwilligersbeleid?
Ook wat betreft het vrijwilligersbeleid zelf kan er een klein woordje uitleg gegeven worden. Vrijwilligersbeleid is een omschrijving van de wederzijdse rechten en plichten van de organisatie en de vrijwilliger. U doet er bijgevolg goed aan om het doel van de nota weer te geven alsook de personen waarop het beleid betrekking heeft.
Voorbeeld:
Vrijwilligersbeleid is het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden (Heinsius, 1998).
Dit vrijwilligersbeleid heeft geen betrekking op cliënten, stagiaires en scholieren die in het kader van de maatschappelijke stages vrijwilligerswerk komen verrichten en beroepskrachten. Wel wordt van beroepskrachten verwacht dat ze op de hoogte zijn van dit vrijwilligersbeleid en de geldende bepalingen.
- Waarom wil de organisatie met vrijwilligers werken?
Het is voor vrijwilligers natuurlijk goed om te weten waarom u met vrijwilligers werkt. Anders gesteld, wat is de doelstelling van de organisatie bij het werken met vrijwilligers? Hierbij kunnen de volgende vragen gesteld worden:
- Zijn vrijwilligers er alleen om bezuinigingen door te voeren, of is hun aanwezigheid aanvullend op de professionele taken?
- Wil de organisatie een organisatie zijn die alleen uit vrijwilligers bestaat?
- Wat is voor de doelgroep de toegevoegde waarde van het werken met vrijwilligers?
- Vormen de vrijwilligers een essentiële schakel tussen de leefwereld van de cliënt en de professionele hulp?
- Hebben de vrijwilligers iets te bieden dat anders niet geboden kan worden?
Kortom, duid de toegevoegde waarde van het werken met vrijwilligers aan, en doe op die wijze aan verwachtingsmanagement!
De vrijwilliger als collega?
De vrijwilliger als collega?
De positie van de vrijwilliger in de organisatie.
Bestaat de organisatie volledig bij de gratie van betrokken burgers? Of zijn er ook beroepskrachten aanwezig? Wat betreft de doelgroep: mag de vrijwilliger met iedere cliënt omgaan? En hoe zit het met contactpersonen?
Kortom, wat is de positie van de vrijwilliger binnen uw organisatie? Onderstaande vragen kunnen u helpen om hiervan een goed beeld te vormen. Immers, een gewaarschuwd mens telt voor twee. Dat geldt ook voor vrijwilligers!
Hoe boeit u vrijwilligers?
Hoe boeit u vrijwilligers?
Hoe verloopt de werving en selectie van vrijwilligers?
Het is van belang dat u als organisatie de wervings- en selectieprocedure goed voor ogen heeft. U kunt de personen die u nodig heeft alleen vinden als u weet welke u nodig heeft.
Werving en selectie
Beschrijf in uw beleid hoe u vrijwilligers gaat werven, welke kanalen u hiervoor denkt te gebruiken en wat voor profielen u nodig heeft. Wat dit laatste betreft kunt u verder bouwen op het vorige punt, "De vrijwilliger als collega?"
U start uiteraard met het opstellen van de verschillende
functieprofielen. Deze bevatten minimaal de volgende informatie:
- Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
- De plaats van de functie binnen de organisatie
- Gewenste tijdsbesteding
- Voorwaarden
- Minimale ervaringen
- Benodigde competenties
- Persoonskenmerken en gewenste motivatie
Het functieprofiel kunt u algemeen maken of specifiek, dus behorend bij een duidelijk afgebakende taak. Maar u kunt ook oproepen tot open aanmeldingen. Misschien heeft een vrijwilliger u wel iets te bieden waar u niet bij stil heeft gestaan.
Vermeld ook welke kanalen u gebruikt voor de werving. Ook kunt u als bijlage een format van een vacaturetekst toevoegen.
U kunt hier al iets vermelden over bepaalde harde voorwaarden die aan het vrijwilligerswerk zijn verbonden: is een VOG vereist? Zijn vrijwilligers verplicht een bepaalde cursus te volgen? Is er een proefperiode die beëindigd wordt met een evaluatiegesprek?
Hoe bindt u vrijwilligers?
Hoe bindt u vrijwilligers?
Hoe het gesprek aangaan en de verwachtingen scherp krijgen?
U heeft duidelijk gemaakt wat u verstaat onder vrijwilligerswerk, welke positie de vrijwilliger in uw organisatie inneemt en hoe u werft. Tijd voor wat meer duidelijkheid omtrent kennismaking en de verwachtingen.
Kennismakingsgesprek
Maak duidelijk hoe het kennismakingsgesprek verloopt. Zeg ook wie aanwezig zal zijn bij het kennismakingsgesprek. Verder doet u er goed aan een vast format te hanteren en dit te documenteren. Immers, een vrijwilliger die nu niet met u matcht, doet dat in de toekomst misschien wel!
TIP:
Een vrijwilliger heeft niet op een specifieke vacature gereageerd en levert daarom misschien niet onmiddellijk een perfecte match op. Maar wie weet kan hij of zij iets voor u betekenen waar u zelf nog niet aan dacht. Vraag dus door naar hobby's, passies, toekomstplannen en dergelijke. Maak dit ook in uw beleid duidelijk.
Intakegesprek
Tijdens een intakegesprek maakt u kennis met een vrijwilliger die zich heeft aangemeld, al of niet naar aanleiding van een vacature. Doel van het intakegesprek is om te toetsen of er een match is tussen de potentiële vrijwilliger en uw organisatie. Met andere woorden: wat heeft uw organisatie de vrijwilliger te bieden en omgekeerd? En zijn vraag en aanbod goed op elkaar afgestemd? Voor het voeren van een intakegesprek kunt u hetzelfde format gebruiken als voor het kennismakingsgesprek. Ook hier doet u er goed aan iets te zeggen over de aanwezige personen, de procedure, de mogelijke uitkomsten en dergelijke.
Vrijwilligerscontract
Als u met de vrijwilliger tot een akkoord komt, moet dit uiteraard geformaliseerd worden in een vrijwilligerscontract. Dit is bijvoorbeeld van groot belang met het oog op verzekering tegen ongevallen en mogelijke aansprakelijkheid. Want hoe toont u in zo'n geval aan dat iemand vrijwilliger is binnen uw organisatie als u geen contract kunt overleggen?
Maak in uw beleid duidelijk waarom u met contracten werkt, of u al dan niet een proefperiode hanteert en waar de vrijwilliger terecht kan met vragen, opmerkingen en/of suggesties.
Hoe behoudt u vrijwilligers?
Hoe behoudt u vrijwilligers?
Hoe organiseert u inspraak en evalueert u het vrijwilligerswerk? Hoe beloont u?
Als u een fijne match heeft gevonden, komt het erop aan deze vrijwilliger op de langere termijn ook te behouden. Hij of zij moet zich gewaardeerd voelen, maar moet ook uit de functie kunnen halen wat hem of haar voor ogen stond. Het is dus van groot belang dat u het welbehagen van de vrijwilliger volgt en inschat. Neem dat in uw beleid op, zodat de vrijwilliger weet wat hij of zij kan verwachten, maar ook waar deze zijn of haar mening kwijt kan.
Het organiseren van inspraak:
Als u wilt dat vrijwilligers zich goed voelen, moet u dit natuurlijk onderzoeken. Zo kunt u eraan denken periodieke evaluaties uit te voeren, of bredere inspraakmomenten te organiseren. Niet alleen krijgt u zo informatie over de vrijwilligers en hun functioneren, ook kunt u op die wijze samen met de vrijwilligers op zoek gaan naar verbeteringen in de organisatie. Vrijwilligers kijken met frisse blik naar de organisatie en brengen vaak nieuwe ideeën mee. En een gehoorde vrijwilliger is een betrokken vrijwilliger.
Het belonen van vrijwilligers:
U kunt de vrijwilligers bij Kerst een pakketje geven, dat vindt iedereen leuk. Maar er is voor een vrijwilliger niets zo leuk als een persoonlijke attentie te ontvangen. Zie deze beloningen dan ook los van een vrijwilligersvergoeding of onkostenvergoedingen.
Het is bijgevolg van belang om goed bij te houden wat de motieven van uw vrijwilligers zijn. Als een vrijwilliger bijvoorbeeld vanuit een carrièreperspectief aan vrijwilligerswerk doet, zal het interessant zijn om hem of haar een cursus aan te bieden. Denk hierbij aan de vrijwilligersacademie, waar u gratis cursussen kunt vinden en plaatsen.
Ook voorziet de gemeente Den Haag in allerlei zaken voor het belonen van uw vrijwilligers. Zo is er de kortingspas voor vrijwilligers en de webwinkel.
Competentieontwikkeling:
Een vrijwilliger vindt het vaak fijn om te kunnen groeien in zijn activiteiten, maar vrijwilligerswerk wordt ook steeds vaker aangegrepen om nieuwe competenties op te doen. Denk hierbij aan ZZP'ers en studenten. Zo kunt u samen met de vrijwilliger een persoonlijk ontwikkelingsplan opstellen of voor studenten werken aan een certificaat voor eerder verworven competenties.
Bovenal willen vrijwilligers echter gedegen communicatie en duidelijke afspraken. Daarmee kunnen ze met een minimum aan inspanningen het maximale uit hun vrijwilligerswerk halen. Dat begint dus met een helder vrijwilligersbeleid waar iedereen zich aan houdt!
Randvoorwaarden
Randvoorwaarden
Waar u rekening mee moet houden.
U heeft een visie ontwikkeld op de betekenis van vrijwilligerswerk binnen uw organisatie. Ook heeft u voldoende nagedacht over de vrijwilligers die u zoekt en hoe u die gaat boeien, binden en behouden. Echter, vrijwilligerswerk kent bepaalde voorwaarden.
De Rijksoverheid over vrijwilligerswerk:
- vrijwilligerswerk dient een bepaald maatschappelijk belang;
- vrijwilligerswerk heeft geen winstoogmerk;
- vrijwilligerswerk komt niet in de plaats van een betaalde baan.
Vrijwilligersvergoeding en onkostenvergoedingen
In sommige gevallen mag u vrijwilligers een vergoeding geven voor hun vrijwilligerswerk. Dat kan als de vrijwilliger:
- met u heeft afgesproken dat hij een vergoeding ontvangt en 23 jaar of ouder is. Dan bedraagt de vergoeding maximaal € 4,50 per uur, met een maximum van € 150 per maand en € 1500 per jaar. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding van de inzet.
- met u heeft afgesproken dat hij een vergoeding ontvangt en 23 jaar of jonger is. Dan bedraagt de vergoeding maximaal € 2,50 per uur, met een maximum van € 150 per maand en € 1500 per jaar. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding van de inzet.
- niet met u heeft afgesproken dat hij een vergoeding ontvangt. De vergoeding is dan zo laag dat deze niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk. Dan mag de vergoeding maximaal € 150 per maand en € 1500 per jaar zijn. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding van de inzet.
Vrijwilligerswerk en het ontvangen van een uitkering
Vrijwilligerswerk kan een goede manier zijn om werkervaring op te doen. Zo kunnen mensen bijvoorbeeld ervaren of bepaalde werkzaamheden bij hen passen. Iedereen met een WW-uitkering mag vrijwilligerswerk doen. Maar vrijwilligerswerk mag geen belemmering zijn voor het zoeken naar een betaalde baan.
Het UWV is verantwoordelijk voor WW-uitkeringen. Daarom is het van belang te weten welke voorwaarden deze instantie stelt aan vrijwilligerswerk. Een vrijwilliger kan bijvoorbeeld ontheffing van de sollicitatieplicht krijgen indien het vrijwilligerswerk de kans op een betaalde baan vergroot.
Ook vindt u op de website van het UWV een stappenplan. Dat maakt snel duidelijk of een vrijwilliger daadwerkelijk vrijwilligerswerk mag verrichten.
De Haagse polis
Vrijwilligers binnen de gemeente Den Haag zijn collectief verzekerd met de Haagse polis. Hier vindt u het dekkingsoverzicht.
VOG
Voor sommige functies is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) nodig. Uit zo'n VOG blijkt dat iemands gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. In sommige gevallen kunt u voor uw vrijwilligers gratis de VOG aanvragen.
Ook doet u er goed aan om regelmatig de gemeentelijke informatie te raadplegen en volgen inzake de bepalingen omtrent vrijwilligerswerk. Immers, regeren is vooruitzien. Daarnaast kunt u overwegen u te verdiepen in sociale veiligheid en bepalingen uit de Arbowet. Want voorkomen is beter dan genezen!
Omgangsregels
Omgangsregels
Met vrijwilligers werken is meer dan beleid vormgeven.
Randvoorwaarden aan het vrijwilligerswerk hebben vaak te maken met maatschappelijke regels. Daarnaast kunnen er binnen uw organisaties aparte regels gelden. U doet er goed aan deze met de vrijwilligers door te nemen of vast te leggen in een document.
Sociale veiligheid
Vanuit de overheid wordt u aangespoord om de sociale veiligheid serieus te nemen. Denk aan een meldcode voor huishoudelijke geweld en dergelijke. Veel van wat u kunt doen aan sociale veiligheid is niet bij wet verplicht. Maar nogmaals, het is beter te voorkomen dan te genezen. Een veilige omgeving voor uw vrijwilligers is minstens even belangrijk als een veilige omgeving voor uw cliënten. Met deze toolkit kunt u zelf de sociale veiligheid vormgeven binnen uw organisatie.
Huishoudelijk reglement
In de statuten kunt u verschillende omgangsregels formeel vastleggen, maar dan vergt elke nieuwe regel een wijziging van de statuten. Een andere optie is het huishoudelijk reglement. Dit is ondergeschikt aan de statuten, maar maakt het wel mogelijk om regels indien nodig flexibel aan te passen.
Kwaliteit...
Beëindiging van het vrijwilligerswerk...
