3.3

Van ambities naar doelen

Beleid is het stellen van doelen, middelen en een tijdpad in onderlinge samenhang. Kortom, beleid beschrijft waar u met de organisatie naar toe wil. Dit start dus uiteraard met het formuleren van de ambities, die logischerwijs volgen uit de missie en de visie van de organisatie. Echter, u hebt er alle baat bij om het beleid zo concreet mogelijk te formuleren in doelen en subdoelen. Zo weet iedereen hoe u de ambities gaat waarmaken en hoe zij er aan kunnen bijdragen!


Wees concreet en realistisch
Vanuit uw visie en missie kunt u vervolgens doelstellingen of ambities afleiden. Ook hier geldt dat de SMART-methode een handig hulpmiddel is om de visie te vertalen naar concrete ambities die tussentijds geëvalueerd kunnen worden. Blijf daarbij vooral realistisch, want tussen wat een bestuur wil en wat een stichting of vereniging aankan, ligt vaak een wereld van verschil.


Draagvlak
Omdat nieuw beleid verandering betekent en veranderingen binnen organisaties wel eens weerstand oproepen, is draagvlak belangrijk. Leden of vrijwilligers moeten niet het gevoel moeten hebben dat nieuw beleid van bovenaf wordt opgelegd. Maak uw visie en ambities dan ook duidelijk aan de mensen die actief zijn binnen uw stichting of vereniging. Organiseer een infoavond waarin u het beleid nauwkeurig uit de doeken doet. Zorg dat mensen kunnen meedenken. Begin daarbij bij het begin: de veranderingen in de externe omgeving die ervoor gezorgd hebben dat er nieuw beleid nodig is.


Delen en inspraak
U doet er goed aan om de uitkomsten van de infoavonden en de eventuele wijzigingen te verzamelen in een folder of nieuwsbrief en deze actief onder de leden, vrijwilligers en stakeholders te verspreiden. Denk daarbij ook aan een inspraaktermijn. Het is namelijk niet waarschijnlijk dat iedereen aanwezig is op een infoavond. Over het algemeen is een inspraaktermijn van 14 dagen realistisch.

Hoe organiseert u inspraak?
Als je wil dat vrijwilligers zich goed voelen, moet je dit natuurlijk bevragen. Het is dan ook van belang dat u periodiek evaluaties uitvoert. Zo krijgt u veel informatie over de vrijwilliger, maar komt u ook te weten wat volgens de vrijwilliger beter kan in uw organisatie. Zij kijken, zeker in het begin, met frisse ogen. Hun bevindingen kunnen dus goud waard zijn. Het formulier kunt u gebruiken voor periodieke evaluaties. Het is ook handig aan het einde van de proefperiode een evaluatiegesprek te hebben.


Uitvoering
Wanneer het beleid is opgesteld moet het natuurlijk ook uitgevoerd worden. Hiervoor gaat u het beleid vertalen in werkdoelen. Het algemene beleid kan hiervoor opgesplitst worden in subdoelen. Het is vaak handig om die toe te bedelen aan verschillende werkgroepen. Bijvoorbeeld communicatie, opleiding of fondsenwerving.

VOORBEELD

Visie -> Er zullen in Den Haag geen kinderen opgroeien zonder kans op deelname aan een leuke vrijetijdsbesteding.

Ambitie -> de komende drie jaar willen we minimaal 800 kinderen bereiken en zullen we in alle stadsdelen minstens een activiteit georganiseerd hebben

Beleid -> ieder stadsdeel krijgt een accountmanager en we zetten massaal in op social media om zoveel mogelijk kinderen te bereiken. Ook zullen we in ieder stadsdeel minstens drie scholen bezoeken om het aantal kansarme kinderen in beeld te brengen.

Subdoel 1
De vrijwilligerscoördinator gaat in het eerste jaar acht vrijwilligers werven en opleiden tot accountmanager

Subdoel 2
Er wordt een vrijwilliger geworven die de social media beheert. Hij krijgt hiervoor een cursus aangeboden

Subdoel 3
De schoolbezoeken zullen door een onderzoeksbureau uitgevoerd worden. In het eerste jaar gaat de fondsenwerver hiervoor geld bij elkaar zoeken. Vanaf het tweede jaar zal op aanraden van het bestuur een bureau voorgedragen worden

Subdoel 4
De activiteitenbegeleiders ontwikkelen samen de activiteiten

Subdoel 5
Halverwege het tweede jaar wordt er een evaluatie gehouden, indien nodig richten de activiteitenbegeleiders zich vanaf dan op stadsdelen waar we nog activiteiten georganiseerd hebben.

Wanneer de subdoelen geformuleerd zijn, kunt u ze gaan omzetten in activiteiten. Hiervoor kunt u een activiteitenplan opstellen.

Nu het beleid is opgesplitst in subdoelen met een beknopt activiteitenplan, komt het aan op de uitvoering. Met een papieren realiteit bent u er uiteraard niet. Om de activiteiten effectief tot uitvoer te brengen, is het van belang de randvoorwaarden helder te krijgen.

-> We hebben een vrijwilliger nodig die de social media beheert
-> deze vrijwilliger moet een VOG hebben
-> de cursus die hij gaat volgen moet in de begroting opgenomen worden
-> er moet een computer aangekocht worden en geplaatst worden in het kantoor van stadsdeel x
-> we zien er op toe dat de vrijwilliger een sleutel krijgt van het kantoor en deze aftekent


De belangrijkste randvoorwaarde:
Tussen droom en daad staan wetten in de weg en vaak ook centen. De financiën zijn van groot belang voor ieder beleid. Niets voor niets is de penningmeester een deel van het bestuur en heeft hij beslissingsbevoegdheid.

Wanneer u de randvoorwaarden goed voor ogen heeft, kunt u per werkgroep of per jaar de werkdoelen concretiseren. Hiervoor kunt u de checklist beleid en werkdoelen gebruiken. Alle ingevulde checklists bij elkaar vormen dan uw activiteitenplan per subdoel of per jaar.


Evaluatie en bijstelling
Met uw activiteitenplan kunt u effectief aan de slag. Daarbij is het slim om af en toe even te kijken wat er om u heen gebeurt. Er kunnen zaken mislopen, er kan wat veranderen in de externe omgeving, er zijn misschien nieuwe kansen die u wilt integreren. Belangrijk dus om regelmatig uw beleid te evalueren en bij te stellen. Immers, beleid is een cyclus. Centraal in de evaluatie staan de volgende vragen:

  • wat gaat goed?
  • wat gaat fout?
  • zitten we op tijdsschema?
  • is het budget nog niet overschreden?
  • halen we in dit tempo onze targets?
  • hoe zit het met de motivatie van de medewerkers/vrijwilligers?
  • zijn er veranderingen in de externe omgeving waar we rekening mee moeten houden?

Deze checklist kan je gebruiken om veranderingen in ambities, visie en activiteiten helder te krijgen in een nieuw beleid.


Nu – straks – later
Een handige manier om de evaluatie scherp voor ogen te krijgen is volgende indeling:

NU
Waar staan we nu ten opzichte van de werkdoelen?

STRAKS
Waar staan we straks als we op hetzelfde tempo de werkdoelen voor elkaar krijgen?

LATER
Wat gaat met deze voortgang de situatie zijn op het einde van de beleidscyclus?


U kunt deze oefening toepassen op het algemene doel, de subdoelen, de activiteiten en per jaardeel van de beleidscyclus. Op basis van de nu-straks-later analyse blijkt aanpassing van uw plannen soms noodzakelijk. Dit kan ook gelden voor het hele beleid, maar ook voor een deelactiviteit.

Gebruik hiervoor deze checklist.


Geraadpleegde bronnen
Bekijk hier de geraadpleegde bronnen