Geen vrijwilligers zonder goede werving. Maar als u voor ogen heeft welke categorieën en typen vrijwilligers er zijn, kunt u zorgvuldig werven en selecteren. Daar heeft zowel uw organisatie als de vrijwilliger baat bij. Veel organisaties - zeker die waar ook beroepskrachten werken - hebben een vrijwilligerscoördinator. Deze vervult een sleutelrol bij het werven, selecteren en behouden van de vrijwilligers. Hij of zij is de hr-professional voor vrijwilligers.

De rol van de vrijwilligerscoördinator hangt nauw samen met het beleid dat u wilt voeren. We onderscheiden voor hem of haar een adviserende, een coördinerende of een begeleidende rol. En we staan stil bij de verbindende rol die hij in toenemende mate speelt, en die een apart verhaal vormt.

Vrijwilligers boeien
Verder zetten we in deze paragraaf handige tips en tricks op een rij voor de vrijwilligerscoördinator, die verantwoordelijk is voor het boeien, binden en behouden van vrijwilligers. Ook voor organisaties zonder vrijwilligerscoördinator komen die heel goed van pas. Want hoe doet u dat, gericht vrijwilligers werven?

• Stel een wervingsplan op voor het vinden van vrijwilligers.
  

• Maak een duidelijk functieprofiel van de vrijwilligers die u zoekt. Daarin moet in elk geval het volgende staan:

- Taken
- Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
- De plaats van de functie binnen de organisatie
- Gewenste tijdsbesteding
- Voorwaarden
- Minimale ervaringen
- Benodigde competenties
- Persoonskenmerken en gewenste motivatie

• Stel een aantrekkelijke vacature op die enthousiasme opwekt.
  

• Test de vacaturetekst bij de doelgroep voordat u hem openbaar maakt.
  

• Denk er goed over na via welke kanalen u uw oproep gaat verspreiden.
  
  

Weet u via welke media u uw doelgroep kunt bereiken? Lokale kranten? Internet? Lokale radio? Plaats uw vacature in elk geval gratis op Den Haag Doet, dé website voor vrijwilligerswerk van de gemeente Den Haag. Denk verder aan mond-tot-mondreclame en aan het aanspreken van uw persoonlijke contacten.

Ook bestaat er sinds 2016 een vrijwilligersvacaturebank voor internationals in Den Haag. Hier kunt u vrijwilligersvacatures in het Engels plaatsen of Engelstalige vrijwilligers vinden.

Nog meer tips bij het selecteren van vrijwilligers:

• Zorg ervoor dat alle aanmeldingen op één plek binnen komen. Zorg er ook voor dat u voldoende informatie van eventuele geïnteresseerden verzamelt.
• Denk na over de inrichting van de selectieprocedure. Wie voert de gesprekken? En welke selectiecriteria gebruikt u?
• Vergeet niet te controleren of de vrijwilliger een VOG nodig heeft.
• Bedenk en beslis wie de vrijwilligers gaat inwerken.
• Selecteer een contactpersoon voor de vrijwilliger. Hoe groter de organisatie, des te minder overzicht de vrijwilligerscoördinator kan behouden. Vooral voor stichtingen met verschillende afdelingen is dit van groot belang. Zo houdt u de vinger aan de pols. Denk hierbij aan het activiteitenplan.
• Bouw een proefperiode in. Deze kan een periode van enkele weken tot maanden beslaan.
  

Omgaan met derde 'wervings'-partijen
Vrijwilligersorganisaties en vrijwilligerscoördinatoren krijgen de laatste tijd steeds meer te maken met zogenoemde derde partijen die vrijwilligers werven en 'zenden'. Denk daarbij aan het UWV, een school die maatschappelijke stages verricht of de afdeling SZW van een overheid. Hoe kan een vrijwilligerscoördinator daarmee omgaan? PEP en prof. Lucas Meijs hebben daaromtrent een competentiedocument ontwikkeld.

Vrijwilligers binden
Uiteraard levert niet iedere vrijwilliger die zich aanmeldt een match op. Aan beide kanten leven verwachtingen. Blijf echter altijd openstaan voor de kandidaat; het kan zijn dat iemand iets voor u kan betekenen waar u zelf nog niet aan gedacht heeft.

Kennismakingsgesprek
Tijdens een kennismakingsgesprek maakt u kennis met een vrijwilliger die zich heeft aangemeld. U gaat op zoek naar diens talenten en motivaties. Mogelijk voldoet hij of zij niet meteen aan uw functieprofiel. Maar misschien komt u wel op een leuk idee of kan iemand op een andere manier toch iets voor u betekenen.

Intakegesprek
Tijdens een intakegesprek maakt u kennis met een vrijwilliger die zich heeft aangemeld, al of niet naar aanleiding van een vacature. Doel van het intakegesprek is om te toetsen of er een match is tussen de potentiële vrijwilliger en uw organisatie. Met andere woorden: wat heeft uw organisatie de vrijwilliger te bieden en omgekeerd? En zijn vraag en aanbod goed op elkaar afgestemd? Voor het voeren van een intakegesprek kunt u hetzelfde format gebruiken als voor het kennismakingsgesprek.

Vrijwilligerscontract
Als u met de vrijwilliger tot een akkoord komt, moet dit uiteraard geformaliseerd worden in een vrijwilligerscontract. Dit is bijvoorbeeld van groot belang met het oog op verzekering tegen ongevallen en mogelijke aansprakelijkheid. Want hoe toont u in zo'n geval aan dat iemand vrijwilliger is binnen uw organisatie als u geen contract kunt overleggen?

Vrijwilligers behouden
Als u een fijne match heeft gevonden, komt het erop aan deze vrijwilliger op de langere termijn ook te behouden. Hij of zij moet zich gewaardeerd voelen, maar moet ook uit de functie kunnen halen wat hem of haar voor ogen stond. Het is dus van groot belang dat u het welbehagen van de vrijwilliger volgt en inschat.

Hoe organiseert u inspraak?
Als u wilt dat vrijwilligers zich goed voelen, moet u dit natuurlijk onderzoeken. Het is daarom van belang periodiek evaluaties uit te voeren. Daarmee komt u veel te weten over de vrijwilliger, maar ook wat er volgens hem of haar beter kan in uw organisatie. Vrijwilligers kijken, zeker in het begin, met frisse blik naar de organisatie. Hun bevindingen kunnen dus goud waard zijn.

Dit format kunt u gebruiken voor een gesprek aan het eind van de proefperiode. U kunt het ook gebruiken voor een periodieke evaluatie, het zogenaamde voortgangsgesprek.

Het gesprek aan het eind van de proefperiode en het evaluatiegesprek zijn één-op-ééngesprekken. U kunt ook met een groep vrijwilligers in gesprek gaan. Denk bijvoorbeeld aan een vrijwilligersraad waarvoor u enkele vrijwilligers selecteert als afgevaardigden van het gehele korps. Dit is vooral voor grote stichtingen en verenigingen van belang. Of organiseer informele bijeenkomsten (bijvoorbeeld een borrel of uitje) en informeer daar bij de vrijwilligers hoe zij zich voelen. Zulke bijeenkomsten bevorderen bovendien de onderlinge binding. Ook kunt u overwegen in hoeverre u vrijwilligers inspraak in de besluitvorming wilt geven. Bij een vereniging is dit geborgd door de algemene ledenvergadering.

Hoe beloont u vrijwilligers?
Ook als vrijwilligers een vergoeding en/of onkostenvergoeding ontvangen, is het een goed idee om hen af en toe in het zonnetje te zetten. Uiteindelijk doen ze iets goeds voor de samenleving door binnen uw organisatie aan de slag te zijn. Dus denk ook aan uw vrijwilligers als er een succes te vieren is binnen uw organisatie; zij hebben dit mede mogelijk gemaakt! U kunt denken aan een kerstpakket, maar vergeet de moslims dan niet bij het offerfeest. Ook kunt u een jaarlijks uitje organiseren of een zomerbarbecue. Of doe iets met individuele motieven. Wat is er mooier dan iemand persoonlijk te waarderen op grond van diens hobby’s of karakter?

VOORBEELDEN

Jan is een carrièregerichte vrijwilliger. Hij krijgt liever een cursus programmeren dan een kerstpakket. Die cursus kan hij in zijn cv vermelden.

Pieter is een helpende vrijwilliger. Als hij klaagt dat de boormachine niet goed werkt, vindt hij het geweldig als hij zelf de nieuwe boormachine mag uitkiezen. Maar Pieter is ook helper omwille van het doel van uw organisatie. Wedden dat Pieter het leuk vindt dat hij een T-shirt met het logo van de organisatie krijgt en zo aan iedereen kan laten zien dat hij bijdraagt aan uw organisatiedoel?

Evelien is een socialiserende vrijwilliger. Een kerstpakket is leuk, maar als de bewoners van de zorginstelling waar zij zich vrijwillig inzet een uitstapje maken, zou Evelien het erg op prijs stellen als zij mee mag.

Vera is een ideologische vrijwilliger. Als het actiecomité eindelijk zijn doel heeft behaald, wil Vera natuurlijk mee op de foto voor de wijkkrant. Dat vindt zij leuker dan welk kerstpakket ook. Vera ziet immers haar persoonlijke ideologie gerealiseerd.

Naast geschenken en inspraak vinden vrijwilligers het leuk om op de hoogte te blijven via bijvoorbeeld een nieuwsbrief. Training en relevante cursussen vallen eveneens in de smaak. Kortom, het waarderen van uw vrijwilligers is van groot belang, en het omvat méér dan een kerstpakket.

Hieronder vindt u enkele waarderingsinstrumenten die u, als u zich geregistreerd heeft, gratis kunt aanbieden aan uw vrijwilligers:

Webwinkel
U kunt uw vrijwilligers registreren op de webwinkel voor vrijwilligers van de gemeente Den Haag. In deze webwinkel staat een keur van leuke producten, van cursussen en trainingen tot uitstapjes, voor hen klaar. Hiermee waardeert de gemeente Den Haag de inzet van haar duizenden vrijwilligers!

Vrijwilligersacademie
U kunt uw vrijwilligers een cursus via de Den Haag Doet Vrijwilligersacademie aanbieden. Dit is dé plek waar het opleidingsaanbod voor vrijwilligers in Den Haag overzichtelijk is verzameld. Met deze workshops en cursussen kan iedere vrijwilliger zich verder ontwikkelen. En wat is voor een carrièregerichte vrijwilliger nu een betere waardering dan een cursus?

Beëindiging van vrijwilligerswerk
Vrijwilligers blijven natuurlijk niet eeuwig bij uw organisatie. Hopelijk is alles goed verlopen en heeft een vertrekkende vrijwilliger een nieuwe uitdaging gevonden, of zelfs een betaalde baan! U doet er in elk geval goed aan om naast de praktische zaken, zoals het inleveren van sleutels, een exitgesprek met hem of haar te houden. Daarin kunt u polsen naar de ervaringen van de vrijwilliger in uw organisatie. Wie weet levert dat belangrijke verbeterpunten op.

U kunt dit format voor het voeren van een exitgesprek gebruiken.

E-learnings

Wilt u nog meer weten over het boeien, binden en behouden van vrijwilligers? PEP Heeft een groot aanbod van e-learnings en trainingen op het gebied van omgang met vrijwilligers. Over de do's and don'ts van het werken met vrijwilligers, met veel praktische tips en tools.

De-learnings van PEP met betrekking tot vrijwilligerswerk vindt u hier.

Geraadpleegde bronnen
Bekijk hier de geraadpleegde bronnen.