6.1

Public Relations

Er zijn vele manieren om publiciteit te zoeken en uw organisatie in de markt te zetten. U wilt dat mensen weten wie u bent,waar u voor staat en hoe u denkt dat te bereiken. Of het nu gaat om sponsoring, vrijwilligers werven of uw organisatie op de kaart zetten bij de gemeente; alles draait om zichtbaarheid. Belangrijk dus om na te denken hoe u uw organisatie in beeld brengt bij externe partijen. En hoe u gratis publiciteit krijgt.


PR is geen gemakkelijke opdracht, want hoe valt uw organisatie op tussen de vele andere? U doet er goed aan om binnen uw organisatie één of meerdere mensen verantwoordelijk te maken voor publiciteit en communicatie. Bijvoorbeeld door een PR-commissie op te richten, die de uniformiteit bewaakt en voorkomt dat er tegenstrijdige boodschappen de wereld in gaan. Dat begint uiteraard met een goed uitgekiend PR-plan!


Het PR-plan
In het PR-plan omschrijft u welke strategie u hanteert om de doelgroepen effectief te bereiken en welke middelen of welke media u daarvoor gebruikt. Hierbij kan u denken aan:


  • Publicaties op een website
    Vrijwel elke organisatie heeft een website. De website richt zich meestal op de communicatie met de eigen leden en medewerkers, maar de communicatie naar externe doelgroepen wordt nogal eens onderschat. Een website is openbaar, en wordt gelezen of bekeken door iedereen die belangstelling heeft voor uw organisatie. U weet dus niet wie de bezoeker is en wat diens motief is. Houdt het dus laagdrempelig zodat u een maximaal aantal doelgroepen bereikt. Eventueel kan u voor sponsoren of MBO organisaties een apart onderdeel inbouwen. Een goede structuur van de website waarin elke doelgroep de informatie snel en goed terug kan vinden is dan wel noodzakelijk. Let wel, een website dient actueel te zijn en vergt dus veel werk. Het is dus steeds handig dat u enkele vrijwilligers hebt die hier mee belast zijn.

  • Publicaties in het verenigingsblad/jaarverslag
    Verenigingen hebben vaak een blad dat wordt verspreid onder leden en – in een aantal gevallen – onder andere belangstellenden als sponsoren en andere relaties. Het is vooral geschikt als intern communicatiemiddel en dient er bij PR voor om ook eigen leden bewust te maken van imagoverbetering. Immers, als de leden tevreden zij zullen zij dit snel verder vertellen; geen betere reclame dan mond op mond reclame. Ook kan u denken aan de publicatie van een jaarverslag, waarin u vrijwilligers en belanghebbenden informeert over de gehaalde doelen en eventueel de strategie voor het komende jaar.

  • E-mailings
    Een e-mailing is een nieuwsbrief die per E-mail wordt verstuurd. Deze mailings met reclame-doeleinden zijn sinds 2007 aan verschillende regels gebonden, inhoudelijk en in opzet. Als organisatie dient u zich daaraan te houden. Bedenk dat veel mailings worden gefilterd door internetfilters. Het is lang niet altijd zeker dat deze de geadresseerde ook direct bereikt. Ook zal niet elke browser het bericht weergeven zoals u dat aanvankelijk hebt bedacht. Desondanks is het wel een goed instrument om een persoonlijk tintje aan te geven.


  • Affiches
    Affiches worden vrijwel uitsluitend gebruikt om activiteiten of evenementen onder de aandacht te brengen. Dit varieert van wedstrijden, werfacties of fondsenwervingsacties. Affiches worden gezien, niet gelezen. Beperk u dan ook tot grafische elementen (foto’s of illustraties) en koppen of teksten die als kop kunnen worden gezien. Een affiche wordt alleen gezien in het voorbijgaan!


  • Folders/Flyers
    Een folder dient om meer inhoudelijke informatie te geven over de organisatie. In tegenstelling tot een affiche kun u hier meer in kwijt. Het zal meer aandacht van een lezer hebben dan een affiche. Folders bevatten geen uitgebreide informatie. Het zijn vooral ‘teasers’ die de lezer moeten prikkelen om meer informatie in te winnen of om iets te doen.


  • Persberichten
    Een goed persbericht vormt de basis om kans te maken om in media te verschijnen. Aan te raden is om goede persoonlijke contacten te onderhouden met journalisten en redacteuren indien u artikelen geplaatst wilt hebben. Nodig hen dan ook uit wanneer er successen gevierd worden of er netwerkborrels gehouden worden. Zoek ook steeds uit wat ze willen zien, wat zij onder nieuws verstaan en hoe u daar het beste op in kunt spelen.


  • Free publicity
    Free publicity is het (laten) plaatsen van artikelen zonder dat daar directe kosten aan verbonden zijn. Dit komt veel voor indien u artikelen laat plaatsen in business bladen (die onder ondernemers worden verspreid) of in kranten en weekbladen met achtergrondartikelen over bijvoorbeeld leden die een uitzonderlijke prestatie hebben geleverd of een vrijwilliger die in de prijzen is gevallen. Kortom, vier uw successen! Let wel, free publicity is gratis, maar kan wel arbeidsintensief zijn.


  • Bloggen
    Bloggen zorgt voor directe communicatie, actuele en voortdurend veranderende internetpagina’s (en die zijn interessant voor bezoekers en zoekmachines) en er kan op worden gereageerd. Let wel, de snelheid kan tevens nadelig werken. Reacties kunnen negatief zijn (en dat zal u nauwkeurig op moeten volgen) en er kan een boodschap worden overgebracht met de beste bedoelingen, maar die toch niet door iedereen wordt ondersteund.


PEP-Talk waardering van maatschappelijke initiatieven.
Hier vindt u het verslag van een PEP-Talk over de waardering van maatschappelijke initiatieven. Daar kan u alles lezen over hoe u de meerwaarde van uw organisatie kan aantonen. Immers, communiceren behoeft ook een duidelijk inhoudelijk verhaal!


In deze folder vindt u alle informatie over een PR-plan.


Regels rond communicatie
Maar weinig mensen zitten erop te wachten: reclamefolders, telefoontjes onder etenstijd en een e-mailbox vol met schreeuwende titels. Vandaar dat de Nederlandse wetgeving rond ‘spam’ oftewel ongevraagde communicatie erg streng is. Toch wilt u als organisatie graag uw bestaande en potentiële doelgroepen, leden en/of stakeholders bereiken met mailings.

In deze brochure leest u hoe u binnen de grenzen van de wet kunt blijven.


Geraadpleegde bronnen
Bekijk hier de geraadpleegde bronnen