Waar staat uw organisatie voor?

Waar staat uw organisatie voor? Het formuleren van een missie en een visie.

Alles begint bij het begin. Introduceer uw organisatie aan nieuwe enthousiaste vrijwilligers. Vertel kort iets over de ontstaansgeschiedenis van uw organisatie: waar komt de naam vandaan? Wie zijn de oprichters? En vooral, waarom werd de organisatie opgericht?

De antwoorden op deze vragen kan u formuleren in de missie en de visie van uw organisatie. Die beschrijven waar u voor staat en wat u wilt bereiken.

Missie
Een missie omschrijft het bestaansrecht en de identiteit van uw organisatie. U geeft daarmee aan wie u bent, wat u doet en wat u wilt bereiken. Uw missie is tijdloos, maar wel toe te passen op dit moment. Een missie bevat volgende elementen:

  • Werkterrein
  • Bestaansrecht
  • Betekenis voor belanghebbenden
  • Normen, waarden en overtuigingen

Voorbeeld missie:
Het is onze missie om ieder kind in Den Haag recht te geven op een leuke vrijetijdsbesteding. Zodat ook kansarme kinderen alle kansen krijgen om zich te ontplooien.

Visie
Een visie is inspirerend. Een visie geeft een ambitieus beeld van wat uw organisatie wil zijn. Kijkend naar de wereld van nu en de kansen van morgen, beschrijft u de gewenste droomsituatie. Stel uzelf daarbij de volgende vragen:

  • Welke ontwikkelingen (economisch, sociologisch, technisch, politiek) zijn belangrijk voor onze organisatie?
  • Hoe ziet onze toekomst eruit en die van onze concurrenten?
  • Welke ambities hebben wij op langere termijn?

Voorbeeld visie:
Er zullen in Den Haag geen kinderen opgroeien zonder kans op deelname aan een leuke vrijetijdsbesteding.

Waarom vrijwilligers?

Waarom vrijwilligers? De positie van het vrijwilligerswerk in de organisatie.

U hebt de organisatie geïntroduceerd. Uw nieuwe vrijwilliger sluit zich aan bij de organisatiedroom. Tijd om iets te vertellen over de visie van de organisatie op vrijwilligerswerk. Volgende vragen zijn hierbij leidend:

  • Wat verstaat de organisatie onder vrijwilligerswerk?
    Gezien u een vrijwilligersbeleid overhandigt, doet u er uiteraard goed aan even uit te leggen wat u onder vrijwilligerswerk begrijpt. Immers, de definities aangaande vrijwilligerswerk durven wel eens uit elkaar te lopen. Om misverstanden te voorkomen doet u er dus goed aan duidelijk te stellen wat binnen uw organisatie begrepen wordt onder vrijwilligerswerk.

    Voorbeeld:
    Vrijwilligerswerk is werk dat onverplicht en onbetaald vanuit een sociaal maatschappelijke motivatie met enige regelmaat en in georganiseerd verband wordt verricht ten behoeve van cliënten.
    Onverplicht wil zeggen dat vrijwilligers zelf kiezen voor vrijwilligerswerk en om aan de werkzaamheden deel te nemen. Wel staat de stichting positief tegenover ‘het duwtje in de rug’ naar vrijwilligerswerk. Bijvoorbeeld bij jongeren die in het kader van een maatschappelijke stage kennismaken met vrijwilligerswerk en de doelgroep behorende bij dit werk. Dit betekent echter niet dat het vrijblijvend is. Er zijn wederzijdse afspraken die in een vrijwilligersovereenkomst worden vastgelegd (zie bijlage x). Onbetaald wil zeggen dat er geen materiële beloning of betaling staat tegenover het werk dat door vrijwilligers wordt verricht. Het vrijwilligerswerk is een ondersteuning van het werk dat verricht wordt door beroepskrachten, maar niet ter vervanging hiervan. Voor het vinden en binden van vrijwilligers vindt er door de stichting werving en selectie plaats. Er is een beroepskracht aangesteld als coördinator vrijwilligers.

  • Wat verstaat de organisatie onder vrijwilligersbeleid?
    Ook wat betreft het vrijwilligersbeleid zelf, kan er een klein woordje uitleg gegeven worden. Immers, een vrijwilligersbeleid is een omschrijving van de wederzijdse rechten en plichten tussen de organisatie en de vrijwilliger. U doet er bijgevolg goed aan om het doel van de nota weer te geven alsook de personen waarop het beleid betrekking heeft.

    Voorbeeld:
    Vrijwilligersbeleid is het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden (Heinsius, 1998).
    Dit vrijwilligersbeleid heeft geen betrekking op cliënten, stagiaires en scholieren die in het kader van de maatschappelijke stages vrijwilligerswerk komen verrichten en beroepskrachten. Wel wordt verwacht van beroepskrachten dat ze op de hoogte zijn van dit vrijwilligersbeleid en de geldende bepalingen.

  • Waarom wil de organisatie met vrijwilligers werken?
    Het is voor vrijwilligers natuurlijk leuk om weten waarom u met vrijwilligers werkt. Anders gesteld, wat is de doelstelling van de organisatie bij het werken met vrijwilligers? Hierbij kunnen de volgende vragen gesteld worden:

    - Zijn zij er enkel om besparingen door te voeren, of is hun aanwezigheid aanvullend op de professionele taken?
    - Wil de organisatie een organisatie zijn die enkel uit vrijwilligers bestaat?
    - Wat is voor de doelgroep de toegevoegde waarde voor het werken met vrijwilligers?
    - Vormen zij een essentiële schakel tussen de leefwereld van de cliënt en de professionele hulp?
    - Hebben zij zaken te bieden die anders niet geboden kunnen worden?

    Kortom, duid de toegevoegde waarde van het werken met vrijwilligers aan, en doe op die wijze aan verwachtingsmanagement!

De vrijwilliger als collega?

De vrijwilliger als collega? De positie van de vrijwilliger in de organisatie.

Bestaat de organisatie volledig in de gratie van betrokken burgers? Of zijn er ook beroepskrachten aanwezig? Wat betreft de doelgroep; mag de vrijwilliger met elke cliënt omgaan? En hoe zit het met contactpersonen?
Kortom, wat is de positie van de vrijwilliger binnen uw organisatie? Onderstaande vragen kunnen u helpen om hier een goed beeld rond te vormen. Immers, een verwittigd man is er twee waard. Dat geldt ook voor vrijwilligers!

Hoe de vrijwilligers te boeien?

Hoe de vrijwilligers te boeien? Hoe verloopt de werving en selectie van vrijwilligers?

Het is van belang dat u als organisatie de wervings- en selectieprocedure goed voor ogen hebt. Immers, u kan slechts vinden wat u nodig heeft wanneer u weet wat u nodig heeft.

Werving en selectie
Beschrijf in uw beleid hoe u vrijwilligers gaat werven, welke kanalen u hiervoor denkt te gebruiken en wat voor profielen u nodig hebt. Aangaande dit laatste kan u verder bouwen op het vorige punt: De vrijwilliger als collega?

U start uiteraard met het opstellen van de verschillende functieprofielen. deze bevatten minimaal de volgende informatie:


- Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
- De plaats van de functie binnen de organisatie
- Gewenste tijdsbesteding
- Voorwaarden
- Minimale ervaringen
- Benodigde competenties
- Persoonskenmerken en gewenste motivatie

Het functieprofiel kan u algemeen maken, of specifiek behorende tot een duidelijk afgebakende taak. Maar ook kan u oproepen tot open aanmeldingen. Immers, misschien heeft een vrijwilliger u wel iets te bieden waar u niet bij stil hebt gestaan.

Vermeld ook welke kanalen u gebruikt voor de werving. Ook kan u als bijlage een format vacaturetekst toevoegen.

U kan hier al iets zeggen over bepaalde harde voorwaarden die aan het vrijwilligerswerk zijn verbonden; Is een VOG nodig? Moeten vrijwilligers een verplichte cursus volgen? Is er een proefperiode die beëindigd wordt met een evaluatiegesprek?

Hoe we de vrijwilligers binden?

Hoe we de vrijwilligers binden? Hoe het gesprek aangaan en de verwachtingen scherp krijgen?

U hebt duidelijk gemaakt wat u verstaat onder vrijwilligerswerk, welke positie de vrijwilliger in uw organisatie inneemt en hoe u werft. Tijd voor wat meer duidelijkheid omtrent kennismaking en de verwachtingen.

Kennismakingsgesprek
Maak duidelijk hoe het kennismakingsgesprek verloopt. Zeg ook wie aanwezig zal zijn op het kennismakingsgesprek. Verder doet u er goed aan een vast format te hanteren en dit te documenteren. Immers, een vrijwilliger die nu niet matcht, doet dat in de toekomst misschien wel!

TIP:
Een vrijwilliger heeft niet op een specifieke vacature gereageerd en levert daarom misschien niet onmiddellijk een perfecte match op. Maar toch, wie weet kan die vrijwilliger iets voor u betekenen waar u zelf nog niet aan dacht. Vraag dus zeker door naar hobby's, passies, toekomstplannen en dergelijke. Maak dit ook in uw beleid duidelijk.

Intakegesprek
Tijdens een intakegesprek maakt u kennis met een vrijwilliger die zich heeft aangemeld, al of niet naar aanleiding van een vacature. Doel van het intakegesprek is om te toetsen of er een match is tussen de potentiële vrijwilliger en de organisatie. Met andere woorden: wat heeft uw organisatie de vrijwilliger te bieden en omgekeerd? En zijn vraag en aanbod goed op elkaar afgestemd? Voor het voeren van een intakegesprek kan u hetzelfde format gebruiken als voor het kennismakingsgesprek. Ook hier doet u er goed aan iets te zeggen over de aanwezige personen, de procedure, de mogelijke uitkomsten en dergelijke meer.

Vrijwilligerscontract
Als u samen met de vrijwilliger tot een akkoord komt, moet dit uiteraard geformaliseerd worden in een vrijwilligerscontract. Dit is bijvoorbeeld van groot belang voor de verzekering bij een ongeval en dus mogelijke aansprakelijkheid. Want hoe toont u anders aan dat iemand vrijwilliger is binnen uw organisatie als u geen contract kunt overleggen?
Maak in uw beleid duidelijk waarom u met contracten werkt, of u al dan niet een proefperiode hanteert en waar de vrijwilliger terecht kan met vragen, opmerkingen en/of suggesties.

Hoe we de vrijwilligers behouden?

Hoe we de vrijwilligers behouden? Hoe organiseert u inspraak en evalueert u het vrijwilligerswerk? Hoe beloont u?

Als u een fijne match heeft gevonden, komt het aan op het behouden van de vrijwilliger. Deze moet zich gewaardeerd voelen, maar er ook kunnen uithalen wat hij of zij voor ogen had. Het is dus van groot belang de vinger aan de pols te houden als het aankomt op het welbehagen van de vrijwilliger. Goed om dat in uw beleid op te nemen, zodat de vrijwilliger weet wat deze kan verwachten, maar tevens waar men de mening kwijt kan.

Het organiseren van inspraak:
Als u wilt dat vrijwilligers zich goed voelen, moet u dit natuurlijk bevragen. Zo kan u er aan denken om periodieke evaluaties uit te voeren, of om bredere inspraakmomenten te organiseren. Niet alleen krijgt u zo informatie over de vrijwilligers en hun functioneren, ook kan u op die wijze samen met de vrijwilliger op zoek gaan naar wat er beter kan in de organisatie. Immers, vrijwilligers kijken vaak met frisse ogen naar de organisatie en brengen vaak nieuwe ideeën met zich mee. En een gehoord vrijwilliger is een betrokken vrijwilliger.

Het belonen van vrijwilligers:
U kan de vrijwilligers met kerst een pakketje meegeven, dat vindt iedereen leuk. Maar er is voor een vrijwilliger niets zo leuk als een persoonlijke attentie te ontvangen. Zie deze beloningen dan ook los van een vrijwilligersvergoeding of onkostenvergoedingen.

Het is bijgevolg van belang om goed bij te houden wat de motieven van uw vrijwilligers zijn. Immers, als een vrijwilliger bijvoorbeeld vanuit een carrièreperspectief aan vrijwilligerswerk doet, is het mooi dat u hem een cursus kan aanbieden. Denk hierbij aan de vrijwilligersacademie, waar u gratis cursussen kan vinden en plaatsen.

Ook voorziet de gemeente Den Haag in allerlei zaken voor het belonen van uw vrijwilligers. Zo is er de kortingspas voor vrijwilligers en de webwinkel.

Competentieontwikkeling:
Een vrijwilliger vindt het vaak fijn om te kunnen groeien in zijn activiteiten. maar ook wordt vrijwilligerswerk steeds vaker aangegrepen om nieuwe competenties op te doen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld ZZP'ers en studenten. Zo kan u samen met de vrijwilliger een persoonlijk ontwikkelingsplan opstellen of voor de studenten werken aan een certificaat voor eerder verworven competenties.

Echter, bovenal willen vrijwilligers een gedegen communicatie en duidelijke afspraken. Immers, zo kunnen ze met een minimum aan inspanningen het maximale uit hun vrijwilligerswerk halen. En dat begint bij een helder vrijwilligersbeleid waar iedereen zich aan houdt!

Randvoorwaarden

Randvoorwaarden Waar u rekening mee moet houden.

U hebt een visie ontwikkeld op wat vrijwilligerswerk binnen uw organisatie betekent. Ook hebt u voldoende nagedacht over welke vrijwilligers u zoekt en hoe u die gaat boeien, binden en behouden. Echter, vrijwilligerswerk kent bepaalde voorwaarden.

De Rijksoverheid over vrijwilligerswerk:

  • vrijwilligerswerk dient een bepaald maatschappelijk belang;
  • vrijwilligerswerk heeft geen winstoogmerk;
  • vrijwilligerswerk komt niet in de plaats van een betaalde baan.

Vrijwilligersvergoeding en onkostenvergoedingen:
In sommige gevallen mag u vrijwilligers een vergoeding geven voor hun vrijwilligerswerk. Dat kan als de vrijwilliger:

  • Met u heeft afgesproken dat hij een vergoeding ontvangt en 23 jaar of ouder is. Dan bedraagt de vergoeding maximaal € 4,50 per uur, met een maximum van € 150 per maand en € 1.500 per jaar. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding van de inzet.
  • Met u heeft afgesproken dat hij een vergoeding ontvangt en 23 jaar of jonger is. Dan bedraagt de vergoeding maximaal € 2,50 per uur, met een maximum van € 150 per maand en € 1.500 per jaar. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding van de inzet.
  • Niet met u heeft afgesproken dat hij een vergoeding ontvangt. De vergoeding is dan zo laag dat deze niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk. Dan mag de vergoeding maximaal € 150 per maand en € 1.500 per jaar zijn. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding van de inzet.

Vrijwilligerswerk en het ontvangen van een uitkering:
Vrijwilligerswerk kan een goede manier zijn om werkervaring op te doen. Zo kunnen mensen bijvoorbeeld ervaren of bepaalde werkzaamheden bij hen passen. Iedereen met een WW uitkering mag vrijwilligerswerk doen. Maar vrijwilligerswerk mag geen belemmering zijn voor het zoeken naar een betaalde baan.

Aangezien het UWV de uitkeringsinstantie is, is het van belang te weten welke voorwaarden zij stellen aan vrijwilligerswerk. Zo kan een vrijwilliger bijvoorbeeld ontheffing van de sollicitatieplicht krijgen wanneer het vrijwilligerswerk de kans op een betaalde baan vergroot.

Ook vindt u op de website van het UWV een stappenplan. Zo wordt het snel duidelijk of een vrijwilliger effectief vrijwilligerswerk mag verrichten.

De Haagse polis:
Vrijwilligers binnen Den Haag zijn verzekerd middels de collectieve verzekering de Haagse polis. Hier vindt u het dekkingsoverzicht.

VOG:
Voor sommige functies in vrijwilligerswerk is een Verklaring Omtrent Gedrag nodig. Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat uw gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. In sommige gevallen kan u voor uw vrijwilligers gratis de VOG aanvragen.

Ook doet u er goed aan om regelmatig te kijken op gemeentelijke informatiekanalen voor bepalingen omtrent vrijwilligerswerk. Immers, regeren is vooruitzien. Naast de randvoorwaarden die boven werden omschreven, kan u er ook aan denken om zich te verdiepen in sociale veiligheid en bepalingen uit de Arbowet. Want voorkomen is beter dan genezen!

Omgangsregels

Omgangsregels Met vrijwilligers werken is meer dan beleid vormgeven.

Randvoorwaarden aan het vrijwilligerswerk hebben vaak te maken met maatschappelijke regels. Echter, binnen uw organisaties kunnen aparte regels gelden. U doet er goed aan deze met de vrijwilligers door te nemen of vast te leggen in een document.

Sociale veiligheid:
Vanuit de overheid wordt u aangespoord om de sociale veiligheid serieus te nemen. Denk aan een meldcode voor huishoudelijke geweld en dergelijke meer. Veel van wat u kan doen aan sociale veiligheid is niet bij wet verplicht. Maar nogmaals, beter voorkomen dan genezen. Een veilige omgeving voor uw vrijwilligers is minstens even belangrijk als een veilige omgeving voor uw cliënten. Via deze toolkit kan u zelf vorm geven aan de sociale veiligheid binnen uw organisatie.

Huishoudelijk reglement:
Via de statuten kan u verschillende omgangsregels formeel laten vastleggen, maar dan vergt iedere nieuwe regel een wijziging van de statuten. Een andere optie is het huishoudelijk reglement. Dit is ondergeschikt aan de statuten, maar zorgt er wel voor dat u flexibel regels kan aanpassen daar waar nodig.

Kwaliteit...

Kwaliteit... ... van uw vrijwilligersbeleid.

U bent al een heel eind gekomen. Het werken met vrijwilligers kent bijna geen geheimen meer. Maar bent u niets vergeten?

Een vrijwilligersbeleid moet u regelmatig bijstellen en updaten. Kijk hier of u niets vergeten bent op te nemen in uw vrijwilligersbeleid. Ook vindt u daar een uitgebreid voorbeeld van een vrijwilligersbeleid, altijd handig!

PEP heeft tevens een HR-model ontwikkeld voor vrijwilligersbeleid. Dit model geeft u in vijf stappen een goed overzicht van waar u aan moet denken bij de evaluatie of eventuele aanpassing van uw vrijwilligersbeleid.

Indien u ondersteuning kan gebruiken., staat PEP uiteraard tot uw dienst. Ook wanneer u zich wil laten certificeren. hiervoor zijn er binnen Den haag twee gratis opties: het Goed Geregeld keurmerk en het Haags Keurmerk voor Vrijwilligersorganisaties.

Beëindiging van het vrijwilligerswerk...

Beëindiging van het vrijwilligerswerk... ... maar niet van het leren.

U hebt werkelijk aan alles gedacht. Proficiat!

Nog een laatste puntje:
Ook al hebt u alles zo goed geregeld, vrijwilligers blijven niet voor eeuwig en ook de maatschappij verandert continu. Wanneer een vrijwilliger vertrekt is er een uitgelezen moment om in gesprek te gaan. Immers, wat kan u als organisatie nog van de vrijwilliger leren? Maar houd ook uw eigen kennis up to date, met bijvoorbeeld de e-learning boeien, binden en behouden van vrijwilligers.

Ook kan u natuurlijk steeds terecht bij de verschillende workshops en leergangen die PEP organiseert ten behoeve van bestuurders. U kan zich hier aanmelden voor de nieuwsbrief.

E-LEARNING

Deze e-learning is onderdeel van het PEP e-book, handboek voor werken met vrijwilligers. In de e-learning leert u hoe u succesvol de juiste vrijwilligers bij uw organisatie kan betrekken, zodat zij hun taken efficiënt en met plezier kunnen vervullen.

PEP e-book